¡Hola! Yaaa, ya sé que os tengo abandonados pero estas semanas ¡han sido caóticas! Hoy traigo algo para los profes… y es que estos días nos mandan rellenar documentos iguales para cada uno de los alumnos, así que he estado investigando para tratar de ahorrarnos algo de trabajo (aunque he tardado más en investigar que en hacerlo).

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Tras varios intentos frustrados de crear una macro que me hiciera el trabajo he descubierto la opción “Correspondencia” de Word de Microsoft Office. Con esta herramienta, podemos crear varios documentos a partir de una plantilla donde sólo cambian los valores de ciertos campos (Nombre del alumno, Apellidos, Dirección, Fecha de nacimiento…). Es bastante intuitivo, pero he creado un mini-tutorial que podéis visualizar y descargar aquí.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Crea la plantilla a rellenar en Word

2. Crea una hoja de cálculo Excel que contenga los datos

3. Utiliza la función correspondencia en Word (Tipo carta, usar documento actual, seleccionar lista de destinatarios, y en escribir la carta, vamos a ir situando el
cursor en aquellos lugares donde deben escribirse los campos y los vamos a insertar pinchando en Más elementos…

4. Finalmente, para guardar archivos individuales, vamos a ir moviéndonos por los distintos destinatarios y vamos a darle a Editar cartas individuales…\Registro actual, para guardarlos uno a uno.

¡Espero que os ahorre algo de tiempo! ¡Ánimo que esto está hecho!

NOTA: En mi caso he tenido que lidiar con la tabla que me facilitan con los datos de los alumnos, ya que la dirección junto con el nombre del alumno viene en la misma columna y necesitaba separarla en columnas.

Captura.JPG

Para ellos, podemos utilizar la opción Datos/Obtener datos/ Desde una tabla o rango y nos aparece el diálogo de la imagen. Ahí, hacemos clic en “Dividir columna”/ Por delimitador, donde tenemos que especificar que nos divida el texto en el número de columnas igual al número de filas que tenemos que separar. Para ello,

Captura

Importante: En Insertar carácter especial debemos elegir “Avance de línea”, y el resultado quedará como sigue:

Captura

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